Заполнить заявку
+7 (812) 389 66 21

Тайм менеджмент или как все успеть?

тайм-менеджмент

Люди, уверенно шагающие по карьерной лестнице, часто сталкиваются с серьезной проблемой: для выполнения всех своих служебных обязанностей не хватает и 24 часов в сутки. Справиться с этой проблемой помогут современные технологии тайм менеджмента, позволяющие правильно организовать весь рабочий процесс и тем самым повысить профессиональную эффективность.

Новая наука

С английского языка тайм-менеджмент переводится как «управление временем» и означает науку о методах определения для человека первостепенных и второстепенных задач. Ее появление относят к 60-м годам XX века, когда в странах Запада в результате развития бизнеса стремительно ускорился темп жизни. Особенно резко возросла нагрузка у занятых в сфере управления людей. Постепенно менеджеры стали испытывать хроническую нехватку как свободного, так и рабочего времени. Со временем этот процесс распространился и на другие категории служащих. В результате чрезмерной занятости, утраты работоспособности и увеличения стресса у многих сотрудников разных компаний возникла новая наука - тайм-менеджмент. В ее основу было положено не стремление успеть все и сразу, а полезный принцип достижения максимального результата в минимальные сроки.

Главный инструмент тайм-менеджмента - это планирование.

Чтобы составить эффективный план, необходимо сформулировать цель. Прежде всего, нужно выяснить, чего именно вы хотите, а затем установить четкие временные рамки, в которые планируете добиться желаемого. Принято выделять краткосрочные и долгосрочные цели, которые определяются в зависимости от срока реализации.

Краткосрочные цели могут существовать на бумаге в качестве текущей задачи на день (провести планерку, обзвонить 10 клиентов), долгосрочные же цели ставятся на год и более вперед, например, занять более высокую должность. Если решение какой-то проблемы занимает слишком много времени, стоит по времени разбить ее на несколько этапов, а их в свою очередь - на подэтапы.

Затем составляется план, и, следуя ему, осуществляется переход от одной задачи к другой, с каждым шагом приближая вас к заветной цели. Определив долгосрочную цель, а также все ее этапы и подэтапы, можно начать фиксировать планы на каждый день, ориентировав их на результат. Для этого в списке дел нужно писать не «составить отчет», а «отчет составлен», и по окончанию процесса рядом с записью можно будет поставить жирную галочку. Четко сформулированный итог, который требуется достичь при решении задачи - очень сильное мотивирующее средство.

Волшебная формула тайм-менеджмента

Бывает, что перечень рабочих дел настолько обширен, что для его выполнения может потребоваться свыше стандартных 8 часов. В этом случае лучше ранжировать дела в порядке срочности и важности. При наличии срочных дел рутинную работу стоит отложить. Классическое правило тайм-менеджмента гласит: большинство людей не могут достигнуть карьерных высот не из-за своих меньших способностей, а потому что не умеют выделять главное. Наглядно эта идея демонстрируется формулой, выведенной итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». Поэтому рекомендуется выделить те 20% дел, обеспечивающих максимальный эффект, и свой рабочий день следует начинать именно с них.

Будет не лишним показать руководству свой составленный план. Даже если вышестоящее начальство не увлечется тайм-менеджментом, оно будет в курсе того, какие наиболее горящие служебные обязанности выполняются вами в первую очередь, а какие на время откладываются. При этом руководитель сможет повлиять на план и поможет определиться с приоритетами, благодаря чему вы сможете избежать несогласованности в работе.

Матрица Эйзенхауэра

При составлении эффективного плана своих целей и задач, можно воспользоваться матрицей планирования Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США (с 1953 по 1961 год). Матрица предусматривает четыре варианта комбинаций по следующим параметрам: срочное, не срочное, важное, не важное. Нужно просто составить список этих обозначений напротив каждого дела и оценить временные затраты, требующихся для их выполнения. Затем стоит просто отсортировать дела по степени важности и держать таблицу перед глазами, чтобы сосредоточиться на главном:

матрица Эйзенхауэра

  Матрица Эйзенхауэра (35,0 Кб, doc)

О буферных зонах

Классик российского тайм-менеджмента Глеб Архангельский утверждает, что при планировании дня необходимо рассчитывать не более 60% своего времени. Оставшиеся 40% времени, получившие название буферные зоны, следует оставлять на случай возникновения непредвиденных и срочных задач. Форс-мажор нужно учитывать, поэтому не стоит расписывать свой день поминутно, ведь такой план все равно не сработает. В случае отсутствия неожиданных задач, можно заняться выполнением важных, хотя и не срочных дел (разобрать бумаги в столе). Ведь ненужные сегодня договоры с клиентами вскоре все равно понадобятся. Таким образом, вы решите проблему еще до того, как она станет горящей и потребует времени в неподходящий момент.

В случае возникновения форс-мажора (срочная встреча или совещание) следует:

  • Поручить часть запланированных дел другим сотрудникам, если у вас есть помощники.
  • Полностью или частично перенести дела на более поздний срок.
  • Отклонить задачи.

При составлении плана следует в первую очередь выделять «жесткие» задачи, требующие осуществления в строго определенное время, например встречи. Необходимо следить за тем, чтобы такие задачи не были запланированы строго друг за другом без временного перерыва. Партнер или клиент может опоздать, а встреча - затянуться, все это приведет к смещению всех последующих задач.

Советы управленцам

Организация рабочего дня для руководителя имеет ряд особенностей: это постановка задач и общение с подчиненными, контролирование и разрешение конфликтов между сотрудниками. Посреди всей этой неразберихи нужно сосредоточиться на эффективном решении проблем.

Классики тайм-менеджмента советуют руководителям:

  • Не назначать на один день более четырех встреч.
  • Делегировать полномочия: часть работы можно доверить сотрудникам своего отдела.
  • Установить еженедельные часы приема подчиненных. Это позволяет рационально использовать время руководителя и в тоже время приучает сотрудников к самостоятельной работе.
  • При планировании рабочего дня создавать комфортные условия, чтобы можно было сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение нескольких часов.

Методы реализации долгосрочных целей

Как правило, при реализации планов с краткосрочными целями затруднений не возникает. С длительными же целями могут возникнуть сложности, особенно при наличии нескольких таких проектов. Приходится удерживать в голове множество деталей, при этом регулярная работа над мелочами отнимает время, которое необходимо для того, чтобы сконцентрироваться на главном. Выходом из такой ситуации является «метод ограниченного хаоса» описанный Глебом Архангельским. Он рекомендует заводить для каждого проекта отдельную папку, в которую нужно помещать все относящиеся к теме материалы. Периодически необходимо вспоминать о папке и просматривать накопленные материалы. С собой можно носить маленький блокнот для записи мыслей, которые позже можно распределить по папкам. Когда придет время для обработки материалов, у вас уже будет несколько интересных идей или решений.

Для сложных и долгосрочных проектов, по которым предстоящая работа уже психологически подавляет своими масштабами, можно применить эффективный метод «швейцарского сыра». Он основан на постепенном подходе к делу, когда в задаче проделываются «дырки» наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра. Таким образом, вы очень скоро начнете ощущать движение вперед, возникнет мотивация для продолжения решения поставленной задачи, пока не будет получен конечный результат.

Главное – это контроль

Приведенные функции тайм-менеджмента не будут столь эффективными, если не проводить контроль, который охватывает сразу три задачи:

  • Осмысление эмоционального и физического состояния.
  • Сравнение запланированного результата с реальным итогом.
  • В случае необходимости внесение корректировки в планы.

Эта, в сущности, несложная процедура поможет понять, чего вам уже удалось добиться и какие следующие шаги стоит предпринять для улучшения организации рабочего времени.

Почему выгодно работать с нами

  • Получение кредита от 1 часа
  • Удаленное одобрение кредита - вы можете прислать документы по почте и прийти только на получение денег
  • Не требуются документы с работы
  • Сумма кредита до 70% от стоимости залога
  • Срок кредита от 1 месяца до 5-ти лет
  • Процент по кредиту 2,5 - 5% в месяц в зависимости от схемы кредитования
  • Деньги в день подписания кредитного договора: вся сумма либо аванс
  • Индивидуальный график погашения
  • Бесплатные консультации по всем вопросам кредитования

 

По статистике каждый третий хочет получить кредит в банке. Но только каждый седьмой знает, что обращаясь за кредитом необходимо предоставить о себе максимально полную информацию. Важно сообщать банкам о себе только достоверные данные, поскольку у банка достаточно способов для проверки полученных сведений.